初めての相手・取引先にビジネスメールを成功させるコツとは？注意点も解説

現代社会において、職種や企業の規模に関わらず、メールはビジネスでも必要不可欠なものとなりました。一通のメール次第で取引が決まったり、逆に決まらなかったりするということもあるくらい、重要なものとなっています。

では、初めてのビジネスメールを成功させるためにはどのような点に注意すればよいのでしょうか。今までプライベートではメールを使っていたけれど、ビジネスのメールは初めてという場合、どのようなメールを送ればよいのかわからないという人は多いです。

ここではビジネスメールを送るうえでの注意点や方法を詳しく解説していきます。ぜひこの機会に、ビジネスメールをマスターしましょう。

初めてのビジネスメールを成功させる方法

それでは早速、初めてのビジネスメールを成功させる方法について、詳しく見ていきましょう。

開封してもらうポイントは件名の書き方

当然のことながら、メールは開封して本文を読んでもらえなければ意味がありません。そして、開封してもらうためには、まず件名が重要となります。

会社員は、仕事で1日何十通ものメールを受信しています。そのような場合、全てのメールを開封して読むのではなく、件名で重要度を判断して、必要と思われるメールのみ開封するということも珍しくありません。

そのため、適当な件名でメールを送ってしまうと、他のメールに埋もれてしまって、メールを見てもらえないということがあります。それほど重要な「件名の書き方」ですが、実際にどのような書けば良いのでしょうか。

結論から言うと、メールの件名は、相手が一目でメールの内容が分かる様なものにすることがポイントです。たとえば、同時に送られてきたメールで「御礼」という件名と「○○に関するお打ち合わせの御礼と新規ご提案」件名があったとしたら、後者を開こうと思うのが当然です。

また、「○○に関する新規ご提案：◯◯商事◯◯子」というように、メールの内容に加えて、送信者の名前も記載してあると、メールの内容と相手が一目でわかり、開封してもらえる可能性も高くなります。

宛名の書き方も細心の注意が必要

前述の通り、メールを書く上で件名は重要です。しかしメールを書く際には、件名だけではなく宛名の書き方も重要となります。ここからは、メールを書く際の宛名の重要性や注意点について見ていきましょう。

前株と後株は絶対に間違わない

メールだけではなく、書類作成時などの宛名にも共通して言えることですが、会社名と部署、送る相手と、その会社の表記方法は絶対に間違えてはいけない部分です。

相手先の会社名が前株か後株かという情報を把握しておくのは、最低限のビジネスマナーと言えます。ただ単に「株式会社」もしくは「（株）」という文字を社名の前に持ってくるか、後ろに持ってくるかだけの問題ではありません。この部分は会社としても重要なことであるため、しっかりと確認して宛名を書くようにしましょう。

間違った宛名でのメールは、そのメール本文がどんなに素晴らしくても、大変失礼なものとなってしまいます。メールを送る際には、宛名に必要なこれらの情報を確認した上で、くれぐれも正しく記載するようにしましょう。

様と御中の使い分けを知っておこう

「様」と「御中」の使い分けの仕方をご存知でしょうか。両方とも、宛名を書く際には重要なものです。もしまだ知らないという場合は、この機会に覚えておきましょう。

「御中」は、会社名や団体名、部署名などの後に付けるものです。一方、「様」は個人名に付けるものです。よくやってしまう間違った事例として、御中と様を一緒に使ってしまうというケースが挙げられます。

会社名の後に、担当者の名前等が入っている場合は、「御中」は付けずに「様」を使います。

紹介文と挨拶文の順番を押さえておこう

取引先など社外の人にメールを送る際には、自己紹介文と挨拶文を書くようにします。

順番としては、簡単でも挨拶文を書いた後に自己紹介文を明記するようにしましょう。はじめてメールを送る際の挨拶文としては、「突然のご連絡失礼いたします」という文章が一般的です。

また、自己紹介文に関しては相手に分かりやすく自分の素性を書くようにしましょう。会社名、所属部署、担当している仕事内容を明記するのが一番分かりやすいです。

本文は具体的に書く事を心がける

メール本文の内容は、具体的かつ簡潔にすることを心がけましょう。丁寧に書こうとするあまり、押しつけがましくなってしまわないよう、また相手にそう思われないような文章を書くことが大切です。

ビジネスメールはシンプルに、内容を的確に伝えるということが大切です。

結び文といえども気を抜かない

ビジネスメールにおいては、本文最後の結び文1つで文章全体のイメージが変わってしまうと言っても過言ではありません。

一般的に結び文として使われているのは、「今後ともよろしくお願い申し上げます」とされていますが、もう少し丁寧に表記するのであれば「今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます」という表記が、相手にも良い印象を与えるでしょう。

ただ、はじめてメールを送る社外の相手に対しては、少し配慮が必要です。これまで会社同士でつきあいのある相手先ならば「今後とも」でかまいませんが、これからつきあいが始まるかもしれない、という相手の場合は、「何卒よろしくお願い申し上げます」と結ぶのがよいでしょう。

また、もう1段上を目指すのであれば、季節によって言い回しを変えた文章を使用するのも効果的です。季節に応じて使用できる定型文をあらかじめ用意しておくと良いかもしれません。

ビジネスメールを書く時は、最後の一文まで気を抜かずにしっかりとした文章を書くようにしましょう。

スパムメールだと勘違いされない事も大事

スパムメールとは、所謂、迷惑メールのことです。ビジネスでメールを送る場合には、相手にスパムメールと勘違いされないようにすることも大切です。

メールの件名が具体的ではなく、「はじめまして」というような件名で送ってしまうと、受け取った相手はスパムメールと誤解してしまう確率が高くなってしまいます。

その場合、メール自体を間違って削除されてしまったり、後回しにされたりするリスクが高まってしまいます。結果的に仕事に支障をきたしてしまいます。そのような事態に陥ることがないように、気をつけましょう。

社外と社内のメールの使い分け方

ここからは、社外メールと社内メールの使い分け方について考えてみましょう。

初めての社外用メール

まず、初めての社外用メールについて、見ていきましょう。社外メールも社内メールも重要なことには代わりありませんが、特に社外メールは相手先に失礼のない内容で送ることが大切です。

担当者交代の挨拶メールの場合

仕事においては、担当者が変わるということは往々にしてあり得ます。そのような際には、取引先に対して、担当者交代の挨拶メールを送るのが一般的です。

そのような場合のメール内容は、前任者から業務を引き継いだという連絡のあとに、自己紹介文を書きます。もちろん、はじめに「いつもお世話になっております」といった挨拶文の記載も忘れないようにしましょう。

また、担当者交代のメールは、新しい担当者がその業務を開始する前に、前任者から相手先へ知らせておくことが大切です。くれぐれも、前任者が担当者交代をお知らせする前に、新しい担当者から先方に取引や業務に関するメールを送ることがないように注意しましょう。

名刺を貰った人に送る場合

実際にお会いして、名刺交換をした相手には、あまり日にちが経たないうちにメールを送るようにしましょう。なぜならば、あまり日にちが空いてしまうと、先方に忘れられてしまう危険性があるためです。

メールの本文には、「先日名刺を頂いた〇〇です。」といった事を明記すると良いでしょう。

社内メールで上司に送る場合

社内メールで上司に送る場合、まずは口頭で伝えるべき内容か、メールで伝えるべき内容かの判断をするようにしましょう。

これは、もし同じフロアに上司もいるような職場の場合、内容によっては口頭で伝えたほうが早く伝わって結果的にも良い場合があるためです。

あとあとになって、やり取りの形跡が残っていたほうがいいような内容、後々になって「言った」「言ってない」などのトラブルを避けたい場合などには、メールが有効です。

考えた結果、メールで連絡するとなった場合は、件名を見ただけで重要な内容だと分かってもらえるメールにする工夫が必要となります。

本文に関しては、簡潔に用件を伝えるということを念頭に置いて、場合によっては結論から書くという方法を用いても良いでしょう。

上司へのメールがしっかりしていると、社内でも「あの人はデキる人」として評価もアップするかもしれません。逆に、上司へのメールがしっかりしていないと、「デキない人」というように感じてしまう場合があるため、注意しましょう。

覚えておくと便利な使える挨拶文

ここからは、覚えておくと便利な、使える挨拶文について見ていきましょう。ここで紹介する挨拶文をうまく利用することによって、メールを書くスピードもアップして効率化させることができます。ぜひこの機会に、使える挨拶文を覚えておきましょう。

得意先以外にも使える挨拶文

「お世話になっております。」という挨拶文は、ビジネスメールの定型と言えるでしょう。相手が得意先ではない場合に、メールの文頭で「お世話になっております」を使う事に抵抗を持つ人もいるかもしれません。

しかし、ビジネスにおいては、いつどこで知らない内に繋がりを持っていたとしても何ら不思議な事ではなく、「お世話になっております」は、得意先以外でも十分に使える挨拶文なのです。

しかし、メールを受け取る相手によっては、初めてメールをもらう相手から「お世話になっております」と記載されていると、違和感を覚えるという場合もあります。そのため、状況に応じて使い分けるのがおすすめです。

｢お世話になっております」が使いにくい、初めてメールを送る場合などは、｢初めてメールを差し上げます」や「突然のご連絡で失礼いたします」という挨拶がよく使われます。

相手からのメールに対して返信をする際には、「ご連絡ありがとうございました」という挨拶もよく使われます。返信が遅くなった場合には、「お返事が遅くなりまして申し訳ございません」と一言入れておくとよいでしょう。

このような状況判断は、経験を積んでくると次第に出来るようになってくるかと思いますが、自信のないうちは周囲の先輩社員に聞くというのもひとつの手段です。

海外への初めてのメール

海外の相手に対して、初めて送るメールの挨拶文はどのようなものが良いのでしょうか。まず大前提として、海外へのメールは、日本の感覚とは全く別の物と認識しておいた方が良いです。

英文メールの書き出しには、色々な形がありますが、最も一般的なかたちは”Dear Mr.(Ms.)○○,”という宛名からでしょう。

敬称も様々ありますが、特に女性の場合は、既婚者、未婚者のどちらにも使える”Ms.”を使っておくとよいでしょう。相手の性別が分からない場合は、”Dear Mr./Ms. ○○,”という書き方をします。

英文のメールでは、目的を先に書くことが大事です。初めてメールする際には、まず自己紹介をして、その後にすぐ、そのメールの目的を伝えます。

また、英文メールでは、最初から相手の名前を呼び捨てで表記します。日本人の感覚で言うと呼び捨ては失礼な感じがするかと思いますが、海外の人からしたら、かえって親しみが込められていると感じてもらえるようです。

「郷に入っては郷に従え」という言葉もありますが、英語でメールを書く場合には日本語の概念にとらわれず、英語独自の感覚を意識して文章を作るのがおすすめです。

締めの文章については、相手先の国によって、また、会社や官公庁相手ということによって、お決まりの文句があるため、事前に確認するようにしましょう。お決まりの文句を覚えておくと、使い回しすることもできて大変便利です。

相手の気持ちを考えたビジネスメールにしよう

メールを書くときだけではなく、交渉事などにも共通して言えることですが、相手の気持ちを考えるということが大切です。そのうえでお決まりの文句や、書き方に倣って件名と本文を書くようにしましょう。

メールを使いこなすということは、デキるビジネスマンへの第一歩となります。ここで解説した内容を習得して、正しいビジネスメールを送れるようになりましょう。